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Gestionnaire Hospitalier basé à Bunia (RDC) pour 1 an

Region
Africa subsarienne
Country
République Démocratique du Congo
Duration in month
12 mois
Start date
Dès que possible
Project description
Dans le cadre d’un projet en cours d’appui au secteur de la santé en République Démocratique du Congo, financé par la Commission Européenne (PAPNDS), AEDES recrute un gestionnaire hospitalier, pour une entrée en fonction immédiate et pour une durée d’une année. La base de travail est Bunia, dans la Province de l’Ituri.
Les candidats intéressés doivent envoyer leur CV accompagné d’une lettre de motivation à Stéphanie Annez (sannez@aedes.be)
 
Skills
Economy (Health)
duration
Long term
End recruitment
01/06/2016
Job description
*Mission*
Sous la coordination de l'Assistant Technique en démarche qualité, l’AT gestionnaire, a pour mission d’optimaliser la gestion au sein de la Direction Provinciale de la Santé (DPS), de la Centrale de Distribution Régionale (CDR), de l'EUP-FASS, des Equipes Cadre de Zone et des formations sanitaires en particulier leurs Hôpitaux Généraux de Référence

*Tâches et Responsabilités*
En général
• Analyser la gestion au niveau de chaque entité reprise dans la mission et compléter l'identification des problèmes faite au préalable par les différents acteurs du système sanitaire mais aussi par les AT et consultants externes
• Appuyer le renforcement du système de gestion administrative, financière et comptable de chaque entité par la mise en place de procédures et d’outils de gestion, le développement de mécanismes d’archivage, de la trésorerie et de la gestion comptable ainsi que du contrôle interne afin de répondre aux normes d’un système performant
• Rédiger des rapports d'activité de façon semestrielle
Au niveau des Directions Provinciales de la Santé (DPS)
• Analyser le système de gestion en place afin d’identifier de problèmes et de planifier des actions correctrices ;
• Identifier les besoins en formation et proposer des formations adaptées concernant la gestion comptable et financière pour les acteurs de la DPS ;
• Accompagner la DPS dans l’amélioration de la gestion de ses ressources et des différents services dépendants.
• Identifier les besoins en formation et proposer des formations adaptées concernant la gestion comptable et financière pour les acteurs de la DPS
• Accompagner la DPS dans la mise en place d'outils et de procédures de gestion des ressources matérielles y compris la gestion des stocks dans les HGR et les CS, en particulier au niveau des pharmacies, des laboratoires et des services cliniques le cas échéant,.
• En collaboration avec la CAG, appuyer l'élaboration d'un manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable pour l'HGR et pour les CS et encadrer l'accompagnement des équipes de direction des HGR par la DPS dans la mise en place d’un système de contrôle interne afin de garantir le respect des procédures de gestion
• Encadrer l'accompagnement des HGR par la DPS dans leur gestion des ressources financières, proposer des outils visant à améliorer la tenue et la transparence de la comptabilité ainsi que l’utilisation de la comptabilité analytique. Ces outils devraient également permettre la réconciliation périodique du registre d’admission avec les recettes de l’HGR
• L’accompagnement de la direction financière inclut aussi un appui à l’élaboration des rapports financiers des HGR ainsi qu’un appui à la collecte des données et à l’amélioration des outils utilisés pour le calcul et l’obtention de statistiques fiables
• Accompagner la DPS dans la mise en place de clés de répartition standardisées des financements au niveau des HGR et des CS (rémunération personnel et ses modalités, approvisionnement en médicaments et autres intrants, maintenance, carburant, etc…)
• Appuyer la DPS dans son rôle d’accompagnement des directions financières des HGR dans la gestion quotidienne des ressources financières, proposer des outils visant à améliorer la tenue et la transparence de la comptabilité ainsi que l’utilisation de la comptabilité analytique. Ces outils devraient également permettre la réconciliation périodique du registre d’admission avec les recettes de l’HGR
• L’accompagnement de la direction financière inclut aussi un appui à l’élaboration des rapports financiers des HGR ainsi qu’un appui à la collecte des données et à l’amélioration des outils utilisés pour le calcul et l’obtention de statistiques fiables
• En collaboration avec l’AT qualité, appuyer la DPS dans la mise en place un système de suivi et de contrôle de la consommation de médicaments et des examens de laboratoire, sources importantes de dépenses irrationnelles de l’HGR
• Accompagner la DPS dans la mise en place d’une politique d’évaluation systématique du personnel de la province, dans l'accompagnent du processus de régularisation des dossiers du personnel à tous les niveaux de la pyramide sanitaire et dans la révision des documents régissant la gestion des ressources humaines et en les adaptant si nécessaire
• Accompagner la mise en place des procédures/réglementation de gestion des véhicules à tous les niveaux du système
• Documenter tout le processus suivi par des rapports mensuels décrivant les observations faites, les avancées, les difficultés et les obstacles rencontrés, les suggestions et questions en suspens…
Au niveau des CDR
• En collaboration avec l’AT pharmacien au niveau central, renforcer les capacités de gestion de la CDR : accompagner l'amélioration du processus de gestion des commandes d'approvisionnement, de gestion des stocks et de distribution des médicaments, en particulier pour les aspects financiers et logistiques.
• En collaboration avec l'AT pharmacien, renforcer les capacités de suivi des mouvements de médicaments et de contrôle de la péremption
• En collaboration avec l'AT Pharmacie, accompagner la CDR dans la mise en place d'outils et de procédures de gestion des médicaments.
• Renforcer la communication de la CDR avec les EUP-FASS, les ECZ, les structures de santé (HGR et CS) et la DPS en matière d'approvisionnement en médicaments
• Renforcer la CDR dans sa contribution au dialogue sectoriel provincial et dans son plaidoyer vis-à-vis des autres bailleurs pour un meilleur alignement sur les politiques nationales en termes d'approvisionnement en médicaments essentiels et génériques
• Renforcer les capacités de la CDR en coaching et accompagnement des ECZ pour l'utilisation d'outils standardisés de gestion de médicaments (commandes, stockage, distribution…)
Au niveau des EUP FASS
• Appuyer la rédaction de documents de rapportage et de justification des financements pour le FED et pour les autres bailleurs
• Développer les outils adéquats pour la mise en place d'un système de gestion financière performant à double entrée
• Appuyer la direction de l'EUP pour le reporting au Conseil d'Administration, à la DPS, au Comité de Pilotage, à la CAG, à l'ON, etc…
• Encadrer la passation de marché de fournitures et de services, investissements, fonctionnement en régie…
Au niveau des ECZ
• Appuyer les ECZ à la mise en place d'un système de gestion et de comptabilité permettant de répondre à la fois aux exigences de la province et à celles du FED
• Améliorer la grille utilisée pour l’évaluation de la performance de pilotage de l’ECZ en vue d’intégrer les éléments liés au respect de la ligne de temps pour les précommandes (MEG) et le délai de paiement de la CDR
Au niveau des HGR
• Analyser la gestion et la direction des HGR en général et compléter l’identification des problèmes faite au préalable par les différents AT, auditeurs et par la DUE
• Analyser avec la direction des HGR, la DPS et les ECZ et en collaboration avec l'AT médecin en santé publique, l’organigramme existant des équipes de direction des HGR et les reconfigurer en redéfinissant les postes qui doivent le constituer ainsi que l’objectif de chaque poste afin d’optimaliser le fonctionnement des équipes de direction en tenant compte des normes existantes. La séparation des tâches de direction financière et de direction administrative est attendue et la gestion des ressources humaines doit faire l’objet d’une attention particulière dans un contexte où il existe des tissus sociaux complexes entre les acteurs du terrain.
• Déterminer les responsabilités de chaque poste de l'équipe de direction des HGR en s’assurant qu’il n’y ait ni chevauchement, ni dédoublement, ni lacune. Toutes les responsabilités propres à la direction et à la gestion de l’HGR doivent ainsi être couvertes mais chaque responsabilité est finalement assumée par un seul poste. Pour ce faire, chaque poste comprend des responsabilités clairement définies.
• Définir les profils, compétences et capacités correspondant à chaque poste et identifier, au sein de l’équipe de direction et éventuellement au sein des cadres du personnel de l’HGR, les personnes dont le profil correspond aux profils recherché.
• Identifier les besoins en formation et proposer des formations adaptées et groupées, sous l’égide de la DPS aux agents des HGR concernant la gestion comptable et financière
• Encadrer les équipes de direction dans le(s) recrutement(s) externe(s) pour les postes pour lesquels il n’y a pas de candidat compétent parmi le personnel des HGR, notamment pour la direction administrative et la gestion des ressources humaines et matérielles.
• Veiller au bon déroulement et à la transparence du processus de contractualisation de tout le personnel travaillant dans les HGR
• Appuyer les équipes de direction dans la révision du règlement intérieur et dans la mise en place d’un code de conduite (éthique) ainsi que tout document manquant pouvant être utile à une gestion claire et efficace de l’HGR
• Elaborer un manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable et accompagner les équipes de direction des HGR dans la mise en place d’un système de contrôle interne au sein de l’HGR afin de suivre et de garantir le respect des procédures de gestion
• Renforcer l’accompagnement des directions médicales dans leur rôle d’encadrement du staff médical. Aider les directions médicales à mettre en place des outils de communication avec le reste du personnel soignant et avec les malades.
• Appuyer la réorganisation structurelle des départements de pharmacie afin d’éviter le cumul de fonctions incompatibles dans les HGR
• Mettre en place des outils et des procédures de gestion des ressources matérielles, en particulier au niveau des pharmacies des HGR, de leurs laboratoires et des services cliniques, ainsi que la gestion des stocks.
• Organiser et faciliter l’encadrement de chaque membre des équipes de direction par les encadreurs de la DPS dans la prise de ses nouvelles fonctions et dans l’exécution de son travail au quotidien et plus spécifiquement les équipes de direction dans la prise de décision menant à la rationalisation de l’utilisation des ressources humaines, matérielles et financières conformément aux objectifs de la SRSS
• Aider les directions des HGR à avoir une vue d’ensemble du fonctionnement de l’hôpital et de la qualité des services et des soins qui y sont fournis en mettant en place des outils de communication, de contrôle de prestation et de suivi des procédures et réformes mis en place.
• Améliorer le système de gestion administrative et comptable par la mise en place d’une procédure d’archivage, d’une politique de gestion de trésorerie et de gestion comptable afin de répondre aux normes d’un système de contrôle interne performant
• Accompagner les directions administratives dans la mise en place d’une politique d’évaluation systématique du personnel, dans la régularisation des dossiers du personnel de l’HGR et dans la révision des documents régissant la gestion des ressources humaines et en les adaptant si nécessaire.
• Mettre en place un contrôle visant à concilier les prescriptions médicales et les diagnostics des patients ainsi permettant le rapprochement régulier des prescriptions médicales avec la facturation des médicaments.
Job qualification
- Diplôme universitaire de niveau licence ou master, de préférence en gestion et administration
- Expérience d’au moins 5 ans en gestion hospitalière, la gestion des soins de santé et/ou la gestion de programmes de santé
- Expérience en appui technique dans le secteur santé et/ou gestion de ressources humaines (3 ans min)
- Bonnes connaissances en santé publique
- Expérience en Afrique subsaharienne indispensable (5 ans minimum)
- Une bonne connaissance du système de santé de la RDC est un avantage
- Capacités à négocier et à convaincre sans heurter
- Capacité à coacher une équipe de cadres moyens et supérieurs
- Capacité à travailler en équipe
- Orientation claire vers les résultats et l’impact des interventions
- Bonne maîtrise des logiciels Word, Excel, Power point et internet
- Excellente connaissance du français
Mission duration and start date
Un an, dès que possible
C.V. model
 
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